Project Evaluatie

Is het niet het eeuwenoude liedje? In de laatste weken voor de opleveringsdatum kom je erachter dat het project uit de tijd loopt, nu al veel duurder is dan gebudgetteerd, niet voldoet aan de verwachtingen van de klant en ontstaat er vaak enorme druk op het projectteam. Mensen gedragen zich onder druk (uit hun comfort zone) vaak anders en dat werkt juist contraproductief in de samenwerking. Hoe blijven alle betrokkenen dan toch gemotiveerd en werken zij effectief samen?

Doelstelling

Het is zinvol om een evaluatie te houden tussentijds en aan het eind van een project. Hierin worden de kwesties besproken die aan de orde zijn geweest, zodat in het vervolg hier van kan worden geleerd. Dit levert verbetering in samenwerken, tijd, kwaliteit en geld op.

Aanpak

De werkwijze kan ik in de rol van procesbegeleider met de opdrachtgever afstemmen en kan op maat worden geleverd. Hieronder volgt de beschrijving van de evaluatie volgens een kaartjes sessie.

Kaartjes-sessie

In de voorbereiding voor de evaluatie zal ik, als procesbegeleider, afstemmen met de opdrachtgever en de projectleider. Hierin worden de kwesties benoemd die aan de orde moeten komen in de workshop.

De projectleider benadert de personen, die een rol hebben vervuld in het project dat geëvalueerd gaat worden. Deze deelnemers worden uitgenodigd om in een drie uren durende sessie hun inbreng te leveren.

Aan het begin van de sessie geeft de procesbegeleider het doel van de sessie weer. De procesbegeleider licht het nut toe van deze manier van evalueren (iedereen heeft iets te vinden en te melden / vanuit verschillende brillen is naar het project gekeken / sessie heeft een sterk interactief karakter). De deelnemers geven kort aan wie ze zijn en welke rol ze hebben vervuld in het project tijdens een voorstelronde. Daarna volgt de uitleg over de werkwijze.

In deze workshop zullen we ervaringsgericht aan de hand van de feiten het proces gaan onderzoeken vanuit zelfsturing. Dit houdt in dat ieder vanuit zijn of haar eigen verantwoordelijkheid bewustzijn creëert op de eigen bijdrage in dat proces.

Werkwijze evaluatie volgens de kaartjessessie

Om de evaluatie te structureren is maximaal een vijftal categorieën bepaald. De categorieën die verspreid over de wanden van de ruimte op grote vellen papier zijn verdeeld, zijn de ‘brillen’ waardoor naar het project wordt gekeken tijdens de evaluatie. Het voordeel van deze werkwijze is dat alle gedachten en energie van alle aanwezigen wordt toegespitst op één onderwerp per keer.

De gebruikte categorieën zijn vooraf afgestemd met de projectleider. Voorbeelden van onderwerpen zijn: Doel/resultaat, projectmanagement, samenwerking, tijd, communicatie e.d.

Per deelnemer wordt per categorie aangegeven wat er goed ging, wat te verbeteren valt en wat moet stoppen. Na alle categorieën behandeld te hebben volgt de prioritering.

Op deze wijze ontstaat een beeld van de belangrijkste goede en minder goede punten uit dit project. Vervolgens wordt over deze punten gediscussieerd en wordt gesproken over de wijze waarop goede zaken geborgd en minder goede zaken verbeterd kunnen worden. Hierna wordt de sessie afgesloten.

Aansluitend aan deze sessie verwerken de projectleider en eventueel zijn administratieve ondersteuner, de bevindingen, conclusies en aanbevelingen c.q. acties. Deze worden opgenomen in het evaluatierapport. Voor advies kan nog een terugkoppeling gegeven worden en een gesprek plaatsvinden met de procesbegeleider.